要实现全过程,需要以下准备工作:

I.一个EXCEL之类的数据源文件,里面包含各种数据信息。

II.一个装有图片的文件夹,并且图片的文件名要和数据信息里的某一项数值对应相同。比如某学生号为2009,那么这名学生的照片也要命名为2009 。

也就是说需要所谓的“照片库”和“信息库”,两个库之间有唯一的号码对应关系。

接下来我们先打开一个WORD文档,本文以WORD2003制作一套学生证为例:

  1. 先绘制一个模板,在模板上对各种需要显示出来的数据设计好位置,比如制作学生证,可以绘制一个表格。
  2. 单击菜单栏的“工具”–“信函与邮件”–“邮件合并”,这时候右边弹出邮件合并向导,一直点击下一步,直到出现“选取数据源”的选择框,这时候就要选择之前准备好的数据信息文件,比如包含了学生信息的EXCEL文件,接下来时选择表格,如果你的学生信息不在默认的sheet1$里可以选择其他表,然后继续单击确定。之后一直单击下一步直到显示完成向导。
  3. 通过第二步,我们已经成功的把学生信息导入了进来,接下来鼠标单击到学号后面的方框内,然后选择插入域(如图),在弹出的对话框里可以看到我们导入的信息,选择姓名,这时候就已经把学号导入了表格。同理把姓名、性别、班级依次导入。
  4. 接下来就是最重要的步骤:导入照片!!!

用鼠标单击预留的显示照片的位置,然后同时按下Ctrl和F9键,出现一对{},这时候输入{ IncludePicture “D:\\图片\\.jpg”\* MERGEFORMAT },然后把光标停到“.jpg”之前,再次按下Ctrl+F9,并输入“MergeField “学号””。也就是说,最后总的一个命令是

{ IncludePicture “D:\\图片\\{ MergeField “学号” }.jpg”\* MERGEFORMAT }

大家先别急着进行下一步操作,我来解释一下这其中需要注意的地方

  1. 这个命令中的“{}”符号必须时通过按Ctrl+F9获得的,直接复制粘贴或者键入都是无效的。
  2. “D:\\图片\\”表示的是你图片所存放的位置,这个你要修改成自己图片存放的位置,并且路径的写法上一定要用“\\”,而不是平时我们常见的“\”,再次还要注意在最后也要使用“\\”来结束。
  3. “.jpg”表示了图片的格式,这个也可以根据你的图片格式做修改。
  4. MergeField后面那个“学号”两个字,并不是要让你输入某个学生的学号,而是指你学生信息数据库里对应的列标题名。也就是说如果在EXCEL表格里列标题为“学生编号”的一栏里是学号的话,那么这里就应该输入的是“MergeField”学生编号””。
  5. 最后要注意的也是最关键的一点是输入这些信息的时候千万不要任意添加或者删除空格。比如“{}”中是默认存在半个字符的空格的,此外路径表述上是没有任何空格的。
  6. 接下来我们就点击“邮件合并”工具条里的“合并到新文档”(工具条倒数第四个选项),并选中“全部”单击确定,这时候会出现一个新的WORD文档,你会发现并没有出现想要的结果,这时候按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候就已经成功了。

这时候我们就看到了每页上会出现一条学生信息,并且照片也完全吻合了。但是有些人还需要进一步调试以达到自己需要的最终效果,这时候又要遇到不少问题了。

一、如何自定义图片的大小?

很多人在完成之后总是不满于图片原始大小,因此需要批量改变图片的大小,这时候需要做的是:返回到之前设计的模板页面,按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候会显示出第一个学生的照片,在这里可以调成好图片的大小,然后再按照上文执行第5步。也就是说调整图片的大小可以在第4步和第5步中间进行。

二、如何让每页显示多条数据信息?

邮件合并默认的是每页显示一条记录,但像这种很小的表格,如果一页打印一条是对纸张很大的浪费。关于这个网上有很多介绍,包括使用“下一条记录”等,但我用过之后发现都不好使。我选择的方法是:当鼠标停留在表格里时,左上角会出现一个“田”形,单击后会选中整个表格,这时候单击邮件合并工具条的第一个选项“设置文档类型”,选中“目录”并确定。这时候只要在表格后按下几个回车,然后再执行一遍第5步的“合并到新文档”,就会发现一页可以显示多表了,但是也会出现混乱,这时候就在新文档中调整上下边距就可以了。如果不满意也可以在原模板文档里适当的增加或减少回车。